7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce

Čtyřikrát ročně produkujeme akci CineTube pro více než 5 000 lidí a nyní jsme pro Vás sepsali 7 tipů, jak zvládnout organizaci každé akce, abyste se vyvarovali chyb, které my dělali na začátku.

Příjmené čtení! :) 

1. Rozdělte si celou akci do několika dílčích kroků

Celou přípravu akce si rozfázujte, ulehčíte si tak přemýšlení a plánování. V případě organizace festivalu v kinech je to například:

1) Jednání s kiny

2) Domlouvání hostů

3) Booking hotelů

4) Dramaturgie programu, sestavení harmonogramu 

5) Plánování cesty

6) Propagace akce

apod.

Pokud si vše rozdělíte do série dílčích kroků, lépe se vám o všem bude přemýšlet a plnit dané úkoly. Také je to užitečné pro určení doby trvání každého úkolu.

2. Vytvořte si časový harmonogram

Nejhorší je podcenit časovou náročnost každého kroku a myslet si, že není důležité, aby do sebe všechny kroky zapadaly.

Důsledkem toto je potom zhroucení časového harmonogramu a vážné ohrožení akce.

Proto je tedy dobré si vytvořit časovou osu úkolů a mít tak černé na bílém, jak dlouho každý krok trvá.

Například: Na jednání s kiny si necháváme 2 týdny, na zařizování hotelů 2 dny, na plánování trasy 1 den, na dramaturgii programu 2 dny apod.

Kroky se můžou i překrývat, například propagace akce trvá po celou dobu příprav.

Je ale dobré už na papíře vidět, kde by mohl nastat problém s nestíháním, protože se hodně úkolů nahromadí naráz. Nic vás poté nepřekvapí a ušetříte si stres i peníze.

>>> Potřebujete pomoct s produkcí akce? Napište nám! <<<

3. Představte si, že se všechno pokazí a pište si řešení

Je dobré být připravený při organizaci akce na všechno, může se například stát, že:  

- Hosté přijedou pozdě 

- V půlce cesty píchnete pneumatiku a máte tak zpoždění 30 minut

-  V sále vypadnou pojistky

- Účinkující zkolabuje

- Navigace vás nasměruje na špatné místo nebo silnici, která je uzavřená. 

- Neodhadli jste kapacitu lidí u vchodu a tvoří se vám tam fronty lidí.

Ano, tohle všechno na Vaší akci může stát a nám se všechny tyto věci skutečně staly!

Projděte si proto celou akci od začátku do konce a napište si všechny věci, které se můžou pokazit.

Co je ale důležitější: Hned si k nim pište řešení. Je fajn, když se akce vydaří, ale z naší zkušenosti víme, že se může stát opravdu ledacos, zvlášť při větší produkci.

Jak by vypadala řešení? Třeba takto: 

Hosté přijedou pozdě = máte připravený záložní program na podiu

V půlce cesty píchnete pneumatiku = jedete s velkým časovým předstihem / máte zajištěná další auta

V sále vypadnou pojistky = celý organizační tým je na to proškolený a má kontakt na technika budovy, popřípadě u sebe baterky apod.

Navigace vás nasměruje na špatné místo = Místo si předem telefonátem prověříte/jedete s velkým přestihem

Neodhadli jste kapacitu lidí = máte záložní lidi, kteří můžou operativně lidem u vchodu s načítám lístků pomoct 

Zabere to pár minut a přitom to tolik organizátorů podceňuje.

4. Dobrovolníci

Víte o tom, že hodně lidí by na Vaší akci chtělo zdarma pomoct, protože se jim líbí nebo si jen třeba chtějí zkusit dobrovolnictví?

Nebraňte jim v tom!

Poznáte nové a nadšené lidí, se kterými třeba později můžete navázat spolupráci.

Je to win win řešení pro obě strany.

Dobrovolník ušetří na lístku a pomůže Vám víc než mnohdy placení zaměstanci, kteří k Vaší akci nemají třeba takový vztah. 

Přední čeští YouTubeři na načí akci CineTube, kterou doteď navštívilo přes 30 tisíc lidí. 

5. Váš web a fb skupina poskytuje relevantní informace

Na webech mnoha akcí je sice vypsaná hromada partnerů a záruka bohatého programu, ale když si chcete koupit lístek nebo zjistit, kdy a kde se akce koná, tak to najdete až po chvíli složitého hledání.

Mějte tedy klidně jednoduchý web, ale takový, aby poskytoval účastníkovi relevantní informace, stejně tak ve Vaší facebookové události nebo skupině.

Lidé jsou líní hledat, a proto je dobré, aby informace byly snadno vyhledatelné.

>> Sháníte vstupenkový systém, technickou podporu nebo tým, co udělá akci na klíč? <<<

6. Nepodceňujte tým u vstupu

Vstup na akci má významný vliv na první dojem každého eventu, ale organizátoři ho bohužel často podceňují.

Kolikrát jste sami zažili nezvládnou organizaci ,,trhačů" lístků a tvoření dlouhých front?

Přešlapujete v davu na místě, jste neinformovaní, koukáte na mobil a fronta před vámi se nehýbe...

Bohužel časté, že? Důležité je si proto udělat podrobnou analýzu počtu účastníků a doby na odbavení každého člověka.

Pak odhadnout čas, kdy asi přijde nejvíce lidí a máte hned dané, kolik lidí u chodu je potřeba.

Pak se vám nestane, že by na Vás někdo v davu křičel, že jste neschopní organizátoři nebo Vám nedej bože někdo omdlel ve frontě, což se při velkých festivalech už nejednou stalo.

Zvlášť u akcí pro děti nebo starší lidi proto nepodceňujte tým odbavovačů. Nechcete přeci, aby lidé šli na Vaši akci naštvaní ještě předtím, než začal program.

7. Vstupenkový systém

Vstupenka je první vizitka o každé akci.

Slouží i jako dobrý nosič reklamy nebo se s ní dá dále pracovat pro různé slevové akce nebo díky ní dále oslovovat zákazníky, kteří už na akci byli (v případě digitální vstupenky).

Řešíte vstupenky zakoupenými lístky v papírnictví nebo si děláte vlastní grafický návrh?

Nebo dokonce vstupenky nemáte vůbec?

Promyslete, jaký vstupenkový systém pro akci zvolíte, na trhu jich je mnoho.

Důležité je, aby byl maximálně jednoduchý a nekladl návštěvníkovi žádné bariéry nákupu vstupenky.

Každý člověk, který má potíže s nákupem vstupenky nebo si ho dokonce rozmyslí, Vás stojí peníze. My Vám můžeme nabídnout náš vstupenkový systém Vstupník, který si dokonce můžete i zdarma vyzkoušet ZDE a projít si tak nezávazně celý objednávkový proces.

Používáme ho pro naši akci CineTube a ročně si přes něj bez problému koupií vstupenku přes 20 000 lidí. Je velmi jednoduchý a každému návštěvníkovi trvá koupě lístku v průměru jen 30 sekund, jak dlouho to trvala Vám? :)

Hledáte efektivní vstupenkový systém na Vaši akci? 

- napojený na platební bránu a možnost platit kartou i převodem

- vše Vám nastavíme během pár chvil a už můžete prodávat

- provize jen 4 % z každé vstupenky včetně všech poplatků

Vše Vám zajistíme připravíme, abyste měli předprodej lístků jistý! 

Kontaktujte nás

Těšíme se na spolupráci!  

Autor článku: Mgr. Marek Dvořák 

Majitel studia Markusfilm

marek.dvorak@markusfilm.com

+ 420 736 427 252 

Přečtěte si také: 

YouTubeři v reklamě, jak vybrat toho správného? 

Jak vytvořit reklamu, co prodává? 5 principů, které fungují 

Jak se dělá animace? Od návrhu až po hotové video 

Jak produktové video zvýší prodeje? 

Firemní video, jak efektivně zaujmut klienty

Autor: Mgr. Marek Dvořák